Firemní akce se od svatby liší v jedné podstatné věci: fotky mají úkol. Půjdou na web, do výroční zprávy, na LinkedIn, do interního newsletteru nebo do prezentace pro vedení. Když fotograf neví, kam fotky půjdou, přiveze reportáž, která je hezká, ale k ničemu.
Tenhle text je proto seznam toho, co poslat předem. Vejde se do jednoho e-mailu a rozhodne o použitelnosti výsledku.
1. K čemu fotky budou
Nejdůležitější bod celého briefu. Napište konkrétně:
- web a sociální sítě (potřebuji široké záběry sálu a portréty s prostorem po stranách)
- výroční zpráva nebo tisk (potřebuji záběry na výšku a dost místa kolem)
- interní komunikace (potřebuji lidi při práci, ne jen řečníky)
- PR a média (potřebuji ostré portréty klíčových osob a záběry s logem)
Každý z těch účelů vede k jinému fotografování. Když je znám dopředu, nemusím je odhadovat.
2. Kdo je na fotkách důležitý
Pošlete jména a ideálně fotky nebo LinkedIn profily lidí, kteří musí být zachyceni: vedení, řečníci, oceňovaní, hosté z partnerských firem. Fotograf je na místě nezná a bez seznamu je nerozliší od ostatních.
Zvlášť užitečné je vědět, kdo z nich odchází dřív.
3. Časový plán s vyznačenými vrcholy
Nestačí „konference od devíti do pěti“. Označte v programu:
- kdy je zahájení a kdo mluví
- kdy jsou klíčové přednášky
- kdy se předává cena, podepisuje smlouva, stříhá páska
- kdy je společná fotka a jestli se s ní počítá
- kdy jsou pauzy, protože v nich vznikají nejlepší fotky lidí
4. Kde má být vidět značka
Firemní fotka bez loga se dá použít jen napůl. Napište, kde logo je: bannery, roll-upy, LED stěna, potisk stolů, jmenovky, dárkové tašky. Fotograf pak volí úhly tak, aby značka byla v záběru, aniž by to vypadalo křečovitě.
Když máte brand manuál s pravidly pro obraz (barevnost, co se nesmí ořezávat), pošlete ho taky.
5. Souhlasy a citlivá místa
Ujasněte předem:
- Jestli jsou na akci lidé, kteří nechtějí být fotografováni, a jak je poznat (často se řeší jinou barvou šňůrky u jmenovky).
- Jestli jsou prostory, kam se nesmí (výroba, prototypy, obrazovky s daty).
- Jestli je potřeba dbát na obrazovky a dokumenty v pozadí.
Tohle je levnější vyřešit před akcí než mazat po ní.
6. Formáty a termín
Řekněte konkrétně:
- do kdy fotky potřebujete (pokud jde tiskovka ven druhý den, řekněte to hned, expresní dodání se dá domluvit)
- jestli chcete výběr pro rychlý výstup hned po akci a zbytek později
- v jakém poměru stran je budete používat, pokud je to pevně dané šablonou
Minimální rozsah reportáže i příplatky za expresní úpravu najdete v detailu reportáží.
7. Praktické věci na místě
Drobnosti, které ušetří půl hodiny:
- kontakt na člověka, který na místě rozhoduje, a jeho telefon
- kde se dá zaparkovat a kudy se nosí technika
- jestli je potřeba vstupní registrace nebo doprovod
- jestli je v sále místo na odložení techniky
- jak je sál nasvícený a jestli se během programu zhasíná
Šablona, kterou můžete zkopírovat
Akce: název, datum, čas od do Místo: adresa, název sálu, parkování Kontakt na místě: jméno, telefon K čemu fotky budou: web / tisk / interní / PR Klíčoví lidé: jména, funkce, kdo odchází dřív Vrcholy programu: čas a co se děje Značka: kde je logo, brand manuál v příloze Omezení: kdo nechce být focen, kam se nesmí Termín dodání: datum, případně rychlý výběr do kdy
Devět řádků. Fotograf díky nim ví, co má hledat, ještě než dorazí.
Když má akce žít i po skončení
Reportážní fotky jsou jedna vrstva. Pokud chcete, aby si účastníci něco odnesli nebo aby se akce šířila dál, dává smysl přidat fotokoutek s vaší grafikou na fotkách, nebo 360° videokoutek, jehož videa hosté sdílejí ještě během večera.
Obojí se dá zařídit současně s reportáží, takže na místě je jedna domluva místo dvou.